Blogit
Yksi perehdytysmateriaali, yksi paikka
Perehdytysmateriaalit hukassa? Ei enää
Vaikka perehdytyssuunnitelma on yksittäisen perehdytyksen tärkein elementti, ei sekään ole mistään kotoisin, jos perehdytykseen liittyvät perehdytysmateriaalit ovat teillä tietämättömillä tai hujan hajan eri paikoissa. Tai jos niiden sisältöä ei ole päivitetty enää pitkiin aikoihin. Jotta perehdytyssuunnitelma voi toimia ja itse perehdytys edetä etenkin perehdytettävän näkökulmasta sutjakkaasti, pitää myös kaiken perehdytykseen liittyvän perehdytysmateriaalin ja muun perehdytykseen liittyvän sisällön olla yhtä lailla helposti saatavilla ja päivitettävissä.
Haasteena ollut yhtenäinen paikka perehdytysmateriaaleille
Monissa organisaatioissa on käytössä yhteinen intranet, jonne usein myös perehdytyssisällöt kasataan. Etenkin jos organisaatio on aloittanut digitaalisten työkalujen hyödyntämisen perehdytyksessään. Intranet toimii periaatteessa ihan hyvin, mutta sen ongelmaksi on koettu kuitenkin se, että perehdytysmateriaalit ovat saatavilla vain organisaation sisäverkossa toimivilla laitteilla. Myöskään intranetissä olevien perehdytyssisältöjen muokkaamiseen tarvittavia oikeuksia ei ole yleensä saatavilla kaikilla perehdytykseen osallistuvilla, jolloin perehdytysmateriaalit ovat helposti jääneet yleisperehdytysmateriaaleiksi ja tehtäväkohtaisten perehdytysten materiaalit sijaitsevat jossain muualla.
Se, että intranetiin ei pääse käsiksi kuin organisaation sisäverkosta, aiheuttaa perehdytyksen kannalta haasteita esimerkiksi siinä, jos uudelle työntekijälle halutaan aloittaa perehdyttäminen jo ennen ensimmäistä työpäivää sekä antaa hänelle pääsy näkemään omia perehdytysmateriaalejaan ennakkoon. Yleensä työntekijällä ei ole esimerkiksi vielä organisaation sähköpostia tai muutenkaan pääsyä sisäverkkoon, joten materiaaleihin käsiksi pääseminen voi olla hankalaa, jopa mahdotonta.
Erilaisia tapoja on muitakin. Toinen yleinen paikka on erilaiset perehdytysmateriaalikansiot ja laajat dokumentit, joiden käyttö ja etenkään päivittäminen ei ole kovin ketterää. Yksi käytössä ollut tapa on myös piilottaa materiaalit osaksi organisaation verkkosivuja ja ohjata perehdytettävä materiaaleihin erilaisilla linkeillä. Tämä tapa on ollut kätevä, mutta sekään ei pitkässä juoksussa ole auttanut siihen, että materiaalien muokkaaminen ja lisääminen olisi nopeaa ja yhdessä paikassa.
Introa käytetään paljon myös eri päätelaitteilla ja osa perehdytyksestä joudutaan tekemään ”kentällä”, jolloin intraan pääsy tai erilaisten perehdytyskansioiden mukana kantaminen ei myöskään ole mahdollista. Olemme huomanneet, että perehdytyksen kannalta myös materiaalien helppo hallinta ja päivittäminen on tärkeää, jotta perehdytys voi olla laadukasta ja siitä saadaan irti paras mahdollinen teho. Tästä syystä olemme kehittäneet perehdytysmateriaalien hallintaa paremmin myös osaksi Introa.
Lue myös: Yksi perehdytyskokemus, kiitos
Perehdytysmateriaalipankki osaksi Introa
Intro on aiemmin toiminut vahvasti perehdytyksen suunnittelun tukena ja sen ajatuksena on ollut helpottaa myös perehdytyksen yksilöintiä, seurantaa ja raportointia. Nämä ominaisuudet tulevat jatkossakin olemaa tärkeä osa Introa. Uuden lisäosan myötä tuomme organisaatioille myös mahdollisuuden laajentaa Intron käyttöä perehdytyssisältöjen luomiseen, ylläpitoon ja kohdentamiseen.
Intron perehdytysmateriaalipankki on helppokäyttöinen sisällönhallintatyökalu, jonka avulla voidaan luoda, muokata ja ylläpitää perehdytysmateriaaleja yhdessä yhteisessä paikassa, eli suoraan Introssa. Perehdytysmateriaalipankki koostuu perehdytysartikkeleista, joihin voi tuoda tekstisisältöä, kuvia sekä videoita.
Perehdytysmateriaalipankin avulla nämä sisällöt löytyvät helposti ja niitä voidaan helpommin pitää ajan tasalla hallitusti.
Materiaalipankissa luodut perehdytyssisällöt linkitetään suoraan tiettyihin perehdytystehtäviin, jolloin ne näkyvät perehdytettävälle suoraan perehdytyssuunnitelmassa. Näin ollen perehdytettävä voi selata ja katsella perehdytystehtäviinsä liittyviä sisältöjä suoraan omasta perehdytyssuunnitelmastaan ja keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan.
Perehdytyssisältömateriaalipankki tulee siis jatkossa helpottamaan huomattavasti perehdytyssisällön suunnittelua, kohdentamista ja päivittämistä. Samalla se tuo nuo sisällöt paremmin osaksi perehdytyssuunnitelmaa, jolloin perehdytyssisältöjä voidaan entistä paremmin digitalisoida, eikä niitä tarvitse enää erikseen lähettää perehdytettävälle vaikkapa liitetiedostona tai linkkinä intranetiin.
Perehdytysmateriaalipankki päivitetään osaksi Introa kesän aikana, mutta jos haluat kuulla jo nyt lisää siitä ja nähdä, miten perehdytysmateriaalit ja perehdytyssuunnitelma toimivat yhteen, voit laittaa meille viestiä ja kerromme mielellämme lisää.
Lue myös: Millainen on hyvä perehdytys